처음 배우는 인사관리 ① 근로계약 근로계약서, 언제 어떻게 써야 할까요

안녕하세요. 노무법인 넥스트입니다.

이번 포스팅부터 「처음 배우는 인사관리」 시리즈를 시작합니다. 근로자를 처음 채용하는 소규모 사업장의 사업주님과 인사담당자님이 꼭 알아야 할 노동법의 기본을 근로계약 → 근로시간 → 임금 → 최저임금 → 해고 → 퇴직급여의 6단계로 나누어, 한 편씩 실무 중심으로 풀어 드리겠습니다. 그 첫 번째 주제는 모든 인사관리의 출발점인 근로계약입니다.

근로계약서, 근로 시작 전에 반드시 써야 합니다

근로계약서 작성·교부는 사업장 규모와 관계없이 모든 사업장이 지켜야 하는 의무입니다. 근로기준법 제17조는 사용자가 근로계약을 체결하거나 변경할 때 법에서 정한 근로조건을 명시하고, 이를 서면으로 작성하여 근로자에게 교부하도록 정하고 있습니다.

실무에서 가장 많이 발생하는 오해가 "일단 일을 시켜 보고 계속 다닐 것 같으면 그때 쓰자"는 것입니다. 그러나 근로계약서는 근로를 시작하기 전(또는 개시와 동시에) 작성·교부하는 것이 원칙입니다. 채용 자격 서류를 받은 뒤에 계약서를 쓰려고 미뤘다가, 입사 이틀 만에 퇴사한 근로자가 미작성을 이유로 노동청에 신고하여 사업주가 처벌받은 사례도 있습니다. 며칠을 일했는지, 다툼이 있었는지와 무관하게 미작성 자체가 법 위반이라는 점을 기억하셔야 합니다.

근로계약서에 반드시 들어가야 할 항목

근로기준법 제17조와 시행령에 따라 서면으로 명시해야 하는 주요 근로조건은 다음과 같습니다.

근무장소 및 업무의 내용, 임금의 구성항목(기본급·상여금·수당 등)·계산방법·지급방법, 소정근로시간, 업무의 시작과 종료 시각 및 휴게시간, 휴일, 연차 유급휴가가 그것입니다. 고용노동부가 배포하는 표준근로계약서 양식을 활용하면 이 항목들을 빠짐없이 담을 수 있습니다.

※ 여기서 잠깐! 기간제·단시간 근로자는 무엇이 다른가요?

기간제(계약직)·단시간(파트타임) 근로자와 계약할 때는 명시 의무가 더 강화됩니다. 「기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률」 제17조는 아래 사항을 모두 서면으로 명시·교부하도록 요구합니다.

1. 근로계약기간에 관한 사항
2. 근로시간·휴게에 관한 사항
3. 임금의 구성항목·계산방법 및 지급방법
4. 휴일·휴가에 관한 사항
5. 취업의 장소와 종사하여야 할 업무에 관한 사항
6. (단시간근로자에 한하여) 근로일 및 근로일별 근로시간

이를 위반하면 기재사항 항목당 과태료가 부과되므로, 정규직보다 오히려 더 꼼꼼하게 작성해야 합니다. 특히 단시간근로자는 "근로일별 근로시간"을 요일별로 구체적으로 적어야 한다는 점을 놓치기 쉽습니다.

계약서만 쓰면 끝이 아닙니다 — 서류 보존 의무

근로계약서를 작성·교부했다면, 이제 보관이 남았습니다. 근로기준법 제42조는 사용자가 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정하고 있습니다. 보존 대상에는 근로자 명부, 근로계약서, 임금대장, 임금의 결정·지급방법과 임금계산 기초에 관한 서류, 고용·해고·퇴직에 관한 서류, 승급·감급에 관한 서류, 휴가에 관한 서류 등이 포함됩니다. 분쟁이 발생했을 때 사업주를 지켜 주는 것이 바로 이 서류들이므로, 퇴사자 서류라고 곧바로 폐기하지 마시고 최소 3년은 보관하시기를 권합니다.

5인 미만 사업장도 적용될까요?

네, 그렇습니다. 근로계약서 작성·교부 의무(근로기준법 제17조, 기간제법 제17조)는 상시근로자 4인 이하 사업장에도 그대로 적용됩니다. "우리는 직원이 몇 명 안 되니 괜찮겠지"라는 생각은 위험합니다. 근로시간·연차휴가 등 일부 규정은 5인 미만 사업장에 적용이 제외되지만, 근로계약서 작성은 규모와 무관한 기본 의무라는 점을 분명히 기억하셔야 합니다.

맺음말

근로계약서는 단순한 형식이 아니라, 사업주와 근로자 모두를 보호하는 가장 기본적인 안전장치입니다. 채용을 결정하셨다면 첫 출근 전에 표준근로계약서 양식으로 근로조건을 명확히 정리하고, 서면으로 교부한 뒤 사본을 3년간 보관하시기 바랍니다.

다음 포스팅에서는 「처음 배우는 인사관리 ② 근로시간」을 다룹니다. 법정근로시간과 소정근로시간의 차이, 연장·야간·휴일근로 가산수당, 휴게시간과 주휴일까지 실무에서 헷갈리기 쉬운 부분을 정리해 드리겠습니다. 해당 포스팅을 보면서 궁금한 내용이 생겼다면 언제든지 노무법인 넥스트로 연락 주시길 바라며, 항상 건강하시길 소망하겠습니다. 감사합니다.